Afweging en keuze

We hadden een heel oud registratiesysteem. Toen ik kwam werken bij Palet Welzijn was dat één van de eerste dingen die ik heb opgepakt, samen met een aantal collega’s die er direct mee zouden gaan werken.

Het eerste contact met Hello’s was heel prettig, ze waren duidelijk en eerlijk in wat er wel en niet geboden kon worden en wat er in de toekomst nog zou komen. We hadden vooraf goed nagedacht over wat we willen voor nu en in de toekomst. Na meerdere systemen te hebben bekeken, is er een unanieme keuze voor Hello’s gemaakt.

Het implementatietraject

Vervolgens zijn we de implementatiefase ingegaan. Dit verliep heel soepel. Doordat ons vorige systeem zo oud was moest er wel wat herstelwerk gedaan worden aan onze kant en dit lag ook bij ons. Mijn tip aan nieuwe gebruikers zou dan ook zijn om vooraf goed na te denken over wat je mee wilt nemen zodat je de juiste gegevens meeneemt.

 Ik ben zelf de ‘admin' van het systeem en het is de intentie om daar nog een persoon aan toe te voegen. Tijdens de implementatiefase zijn er een aantal trainingen geweest aan verschillende functiegroepen en aan mij als ‘admin’. Deze zijn ook digitaal gemaakt, zodat we het ook nu nog na kunnen kijken. We vonden die begeleiding top.

Verbeteringen

We hebben eigenlijk op alle vlakken slagen gemaakt. Het oude systeem was log, we horen nu terug dat er tussendoor sneller zaken toegevoegd kunnen worden. Sommige administratieve handelingen zijn helemaal verdwenen, bijvoorbeeld voor de export die wij hebben gebouwd. Daarvoor is nu nog maar één druk op de knop nodig. Voor sommige handelingen is nu nog een kwartier nodig, waar voorheen 3 uur voor nodig was. Dit is een grote verbeterslag. We proberen nu alles te digitaliseren en geen papierwerk meer te hebben, hiermee voldoen we ook aan de AVG.

Daarnaast zijn we ook een database aan het integreren in Hello’s en werken we met aanmeldformulieren, waardoor gegevens gelijk in Hello’s kunnen worden doorgevoerd door bijvoorbeeld mantelzorgers.

Rapportages

We zijn eerst bezig geweest om het systeem goed te vullen met alle gegevens. Tijdens de werkoverleggen van het managementteam openen we nu per kwartaal het dashboard en bekijken gezamenlijk de gegevens. Hierdoor kunnen we makkelijker en beter gaan sturen en zullen we in de toekomst ook makkelijker jaar- en trendrapportages kunnen maken omdat we de gegevens snappen en visueel kunnen tonen. Daarnaast zijn we bezig om kleine slimmigheidjes toe te voegen zodat medewerkers seintjes krijgen wanneer bijvoorbeeld deelnemersaantallen te laag zijn.

Aanbevelen

Ik zou Hello’s zeker aanbevelen. Het is gebruiksvriendelijk, werkt simpel en is duidelijk. Daarnaast is het prettig dat we het systeem aan de achterkant ook deels zelf kunnen bouwen, dat werkt efficiënt en is financieel aantrekkelijk. De support vanuit Hello’s werkt fijn en snel.