Waarom kiest iemand voor werken in zorg of welzijn? Waarschijnlijk niet omdat hij of zij zo graag met registratie bezig is. Toch besteed bijna een derde van de zorgmedewerkers dagelijks zo’n twee tot drie uur aan registreren. Allemaal kostbare tijd die niet naar de zorg gaat. Maar hoe erg is dat eigenlijk? Registratie is immers ook een belangrijk onderdeel van het werken in de zorg. Als het onnodig is en de gebruikers het als een last ervaren, dan is er meer aan de hand.

Voor een groeiende organisatie komt er een moment waarop minimale registratie niet meer genoeg is. Het is voor hen dan vaak een logische stap om voor het registreren van gegevens terug te vallen op Excel. Met Excel kunt je gegevens ordenen, analyseren, beoordelen en visualiseren. Het is dus heel geschikt voor bijvoorbeeld urenregistratie. Bovendien is het onderdeel van het Microsoft Office pakket dat standaard zo’n beetje op elke computer staat. Iedereen heeft er wel eens mee gewerkt, dus de basiskennis is meestal wel aanwezig. En nog veel belangrijker, het kost vrijwel niets!

Lage kosten
Het programma heeft veel functionaliteiten en je kunt het zo gemakkelijk of moeilijk maken als je zelf wilt. Een nadeel is dat het daarmee ook erg foutgevoelig is. Om dat te voorkomen kun je ervoor zorgen dat het strak wordt ingericht, dat wil zeggen dat je alleen datgene kunt invullen dat gevraagd wordt. Daaraan kleeft weer een ander nadeel want soms wil je juist wat meer flexibiliteit, bijvoorbeeld om een registratie toe te lichten of uit te breiden. Daar komt nog bij dat Excel in de basis rekenkundige software is. Dat is dus niet altijd geschikt voor andere dingen zoals visuele rapportages.

Naarmate de organisatie groeit en professionaliseert, wordt de registratie ingewikkelder. Je moet meer en andere dingen bij gaan houden. Op het gebied van managementinformatie wordt de focus verlegd van monitoren naar verantwoorden. Voor organisaties die rapporteren aan bijvoorbeeld de gemeente gaat het niet alleen meer om de input (bijvoorbeeld ‘hoeveel mensen heb ik geholpen?) maar ook om de output (bijvoorbeeld ‘hoeveel mensen heb ik goed geholpen?). Zij willen graag weten wat het resultaat is van de inspanningen die zijn verricht. Dat kan natuurlijk allemaal in Excel maar vaak red je het met alleen basiskennis niet meer. En op het moment dat er managementinformatie nodig is, wordt het allemaal nog complexer. Dan komen de draaitabellen, macro’s en ingewikkelde formules om de hoek kijken. Natuurlijk is er in de praktijk altijd wel iemand met uitgebreide Excel kennis. Of iemand die je naar een dure Excel cursus kunt sturen. Maar dat betekent ook dat deze ‘kenners’ continu vragen krijgen en voor je het weet hebben ze er een dagtaak aan. Je kunt medewerkers ook zelf uit laten zoeken hoe het werkt. Maar dat kost veel tijd en energie en gaat ten koste van andere werkzaamheden. Allemaal verborgen kosten. Hoe goedkoop is Excel dan nog?

Privacy
En dan nog een ander punt. Hoe staat het met de veiligheid van de gegevens die je in Excel registreert? Die zijn immers behoorlijk privacygevoelig, het zijn vaak gegevens die veel persoonlijke en medische informatie bevatten. Excel is niet 'AVG-proof'. Je kunt je Excel bestandje immers overal opslaan, op je eigen computer of ergens online in een Dropbox of op een Google Drive. Hoe veilig is dat? En vaak zijn er ook nog verschillende versies in omloop. Hoe hou je dat in de hand?

Toegankelijkheid
Daarnaast is het met Excel ook nog zo dat er vaak maar één gebruiker in een bestand kan werken. Dan gaan medewerkers dus op elkaar zitten wachten. Bovendien heb je de kans dat die andere gebruiker dan maar een kopie opent, ergens ander opslaat en misschien wel dubbel werk doet! Natuurlijk kun je tegenwoordig ook Google Spreadsheets gebruiken, dat is online beschikbaar en hier kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig in werken. Maar dan komt de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens weer in het geding.

En nu?
Kortom, voor een groeiende organisatie zitten er nogal wat haken en ogen aan het gebruik van Excel als registratiesysteem. Dat is ook het moment waarop gebruikers registratie steeds meer als een last gaan ervaren, het kost ze steeds meer tijd en energie die ze liever ergens anders aan besteden. Als dit soort geluiden steeds vaker klinken binnen de organisatie, dan weet je dat het tijd is voor een ander registratiesysteem. Maar waar moet je dan op letten?

Ongeacht de complexiteit van de gegevens die uit het systeem moeten komen, wat Hello’s betreft moet het voor elke gebruiker gemakkelijk, visueel aantrekkelijk en begrijpelijk zijn. Daar komt nog bij dat de vertrouwelijkheid van de gegevens ten allen tijde gewaarborgd moet worden. De informatie moet deelbaar zijn en te gebruiken op verschillende apparaten. Dit wil zeggen dat je als gebruiker altijd en via ieder apparaat toegang hebt tot het systeem, ongeacht of je onderweg bent. Tot slot moet je het persoonlijk kunnen maken, dus kunnen inrichten zoals jij graag wilt. Ook als je geen technische kennis hebt. Dan werkt het systeem voor jou in plaats van jij voor het systeem!

Wil je meer weten over Hello’s Online en of het geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een demo aan of mail naar hello@hellos.nl!