INLEIDING

We vinden het bij Hello’s superbelangrijk dat er goed met jouw gegevens om wordt gegaan. Daarom leggen we hier uit welke gegevens we verzamelen en waarom. En ook wat je kunt doen als je hier vragen over hebt. We hebben geprobeerd het zo makkelijk mogelijk te houden.

“We zullen vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan“

We gaan vertrouwelijk met jouw gegevens om. Dat is het allerbelangrijkste wat je hier zult lezen. Alle informatie wordt veilig opgeslagen en is alleen toegankelijk voor die mensen die er bij hoeven. Dit doen we door technische, veiligheids- en organisatorische maatregelen toe te passen. Zo voorkomen we dat verkeerde mensen, verkeerde dingen kunnen doen met jouw gegevens.

Verwerking door Hello’s B.V.
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• wij je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om je persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin je toestemming is vereist;
• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• wij je recht respecteren, bijvoorbeeld om je persoonsgegevens op jou aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22-10-2020

Wat we verzamelen en waarom

We verzamelen persoonsgegevens van prospects, klanten en bezoekers van onze website of als je bij ons langs komt. Geen spannende dingen, dit doen we in de basis omdat we jou en anderen zo goed mogelijk van dienst willen zijn.

Een of meerdere dingen kunnen we van je bijhouden:

• Voor- en achternaam – zo kunnen we je netjes aanspreken. Alleen als jij deze zelf kenbaar maakt aan ons.
• Functie of rol in de organisatie – zo weten we beter welke informatie, tips en evenementen voor jou relevant zijn.
• Bedrijfsnaam en afdelingen – alleen als jij deze aan ons kenbaar maakt.
• Telefoonnummers – zo kunnen we indien nodig contact met je opnemen. We snappen ook heel goed dat je niet overal je 06-nummer wil achterlaten. Het telefoonnummer van je werkgever is voor ons dan vaak al voldoende om met je in contact te komen. Je 06-nummer noteren wij ook alleen wanneer jij deze aan ons kenbaar maakt.
• E-mailadres – zo kunnen we via de mail contact hebben met elkaar. Alleen als jij deze aan ons kenbaar maakt.

Als je meer informatie wil over de persoonsgegevens die mogelijk van jou zijn verzameld bij Hello’s, neem dan contact met ons op. In veel gevallen heb je toegang tot een portal waarbij je de verzamelde gegevens kunt inzien, wijzigen en zelfs verwijderen.

GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

Contact
Wij bieden via website de mogelijkheid om vragen te stellen middels een contactformulier, waarbij je gevraagd wordt diverse gegevens in te vullen om je verzoek te honoreren. Je kunt ook via e-mail of op andere wijzen contact met ons opnemen. Je kiest zelf welke gegevens je daarbij verstrekt. De gegevens die je ons toestuurt worden bewaard zolang als de aard van het verzoek en de situatie vereist voor de volledige beantwoording en/of afhandeling daarvan, maar tot maximaal 2 jaar nadat je voor het laatst contact met ons hebt gehad. Dit doen wij om je verzoek te kunnen beantwoorden.

Nieuwsbrief
Wij bieden maandelijks per email een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten.  Je hebt jezelf aangemeld of toestemming gegeven aan een van onze medewerkers. In de nieuwsbrief delen we informatie over onze diensten, over relevante informatie in zorg en welzijn en ervaringen van gebruikers. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je kunt afmelden.

Hello’s Online
Indien je klant van ons bent en gebruik maakt van Hello’s Online, verwerken wij gegevens van jou ter uitvoering van de overeenkomst die jij met ons sluit. Voor medewerkers, voor admins, wordt een account aangemaakt.  Naam en emailadres zijn hiervoor benodigd. Eventuele andere gegevens (zoals een wachtwoord) worden door de klant zelf bepaald en gehasht en veilig opgeslagen in onze systemen. Wij bewaren je gegevens zolang als je account bestaat en enkele gegevens tot 7 jaar na elk afgesloten boekjaar, in verband met onze fiscale administratieplicht.

Naast de gegevens die wij nodig hebben om jou toegang te geven tot Hello’s Online, kun je zelf gegevens van jezelf of van derden opslaan in Hello’s. Ten aanzien van deze gegevens is Hello’s de verwerker. Daarom sluit je met ons altijd een verwerkersovereenkomst.

Verstrekking aan derden
Wij delen persoonsgegevens met derden, indien:

• wij deze partijen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren;
• je hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De derde partijen die wij hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken mogen de gegevens alleen verwerken in schriftelijke (sub)opdracht van ons. Wij eisen dat deze partijen dergelijke gegevens verwerken volgens onze instructies en in overeenstemming met deze verklaring, op een vertrouwelijke en veilige wijze. De volgende derden verwerken jouw persoonsgegevens in onze opdracht:

• IT-dienstverleners;
• De telecomleveranciers;
• De door ons ingeschakelde consultants en adviseurs.

Ten aanzien van derde landen, landen buiten de Europese Economische Ruimte, is enkel sprake van doorgifte van persoonsgegevens wanneer wij er zeker van zijn dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Wat we bijhouden op onze websites

Welke cookies gebruiken we en waarvoor gebruiken we die?
Laten we beginnen met zeggen dat je natuurlijk je cookies kunt uitschakelen, dit doe je in de instellingen van je browser. Het kan dan wel zo zijn dat je niet de optimale beleving krijgt, zoals je die gewend bent.

Terug naar de inhoud. Bij Hello’s gebruiken we verschillende cookies, die ervoor zorgen dat je bezoek aan onze website(s) prettiger en makkelijker wordt. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat je niet elke keer opnieuw je wachtwoord hoeft in te voeren of dat we je beter de informatie kunnen geven die jij nodig hebt.

Hieronder de lijst met een kleine uitleg over de reden waarom we ze gebruiken:

• Google Analytics (geactiveerd op alle websites), hiermee houden we bij welke pagina’s ‘het goed doen’ en welke we nog moeten verbeteren. Alle gegevens in Google Analytics zijn zo veel mogelijk geanonimiseerd en dus niet te herleiden naar individuen. We hebben gekozen om jouw gegevens op gebruikersniveau niet onnodig lang te bewaren, in Google Analytics doen we dat maximaal 26 maanden. Zo kunnen we de trends over de afgelopen 2 jaar vergelijken. Google is gevestigd in de VS en is Privacy Shield gecertificeerd. Meer informatie hierover vind je hier.
• Indien u klant van ons bent (geactiveerd op je eigen klant domein). De enige cookie die geplaatst wordt is een cookie, die bijhoudt dat je ingelogd bent. Dit valt onder de functionele cookies.

Privacybeleid

Beveiliging
Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens dat gezien de stand van de techniek voldoende is om ongeoorloofde toegang tot aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen. Denk hierbij aan zowel technische- als organisatorische maatregelen (zoals encryptie van gegevens, toegangscontrole tot onze locaties, en beperkte groep van medewerkers die toegang hebben tot de gegevens, enzovoorts).

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen
Wij behouden het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacyverklaring. Check daarom regelmatig het privacyverklaring voor een update van het privacybeleid.

Wil je iets aanpassen of heb je een vraag?

Je hebt recht te weten wat er met je gegevens gebeurd:

• Recht op inzage. Dat is het recht van mensen om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die je van hen verwerkt.
• Recht op vergetelheid. Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Maar wist je dat je vaak niet alle persoonsgegevens kunt wissen?
• Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die jij verwerkt te laten wijzigen.
• Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
• Het recht om een klacht in te dienen bij de AP
• Het recht om je gegevenstoestemming in te trekken

Als je nog vragen hebt over de gegevens die Hello’s B.V. verzamelt, of hoe wij deze verwerken, neem dan gerust contact met ons op. Dat kan met Michel Veenstra, hij is telefonisch bereikbaar via 023-2052452 of via privacy@hellos.nl

Onze Functionaris Gegevensbescherming is Laura Mohemius en zij is bereikbaar via privacy@hellos.nl


Hello’s BV
Rijksstraatweg 24
2022 DA Haarlem

Telefoon: 023 2052 452
Email: privacy@hellos.nl
www.hellos.nl

Kvk: 69198969
Haarlem, januari 2020